Raportowanie płatności na rzecz osób trzecich – nowe obowiązki podatkowe
Nowe zasady zgłaszania płatności do urzędu skarbowego
Od roku podatkowego 2022 obowiązuje wymóg przekazywania informacji o płatnościach dokonanych na rzecz osób trzecich do urzędu skarbowego przed końcem stycznia kolejnego roku. Przepis ten, określany jako opgaaf uitbetaalde bedragen aan derden (UBD), zastąpił wcześniejszy formularz IB-47.
Termin składania zgłoszeń
W odniesieniu do transakcji z 2024 roku dane dotyczące wypłat muszą zostać przekazane do 31 stycznia 2025 roku. Zakres obowiązku obejmuje więcej podmiotów, niż może się wydawać na pierwszy rzut oka.
Poniżej znajdziesz szczegółowe informacje na temat tego, kto powinien dokonać zgłoszenia, jakie dane należy przekazać oraz czy konieczne jest podjęcie natychmiastowych działań.
Cel wprowadzenia regulacji
Nowe zasady mają na celu zapewnienie urzędowi skarbowemu przejrzystości w zakresie płatności na rzecz osób, które nie wystawiły faktury z podatkiem VAT. Może to dotyczyć między innymi:
- prelegentów,
- autorów,
- uczestników badań medycznych,
- osób prywatnych wykonujących prace porządkowe lub remontowe.
Rejestracja tych płatności pozwala urzędowi skarbowemu monitorować dochody tych osób oraz przeciwdziałać uchylaniu się od opodatkowania. Dodatkowo zgłoszone informacje są wykorzystywane w wstępnie wypełnionych zeznaniach podatkowych.
Kto jest zobowiązany do raportowania?
Obowiązek przekazywania danych dotyczy:
- Podmiotów zobowiązanych do potrącania podatków, takich jak przedsiębiorstwa, fundacje i stowarzyszenia, które wypłacają wynagrodzenia osobom trzecim.
- Organizacji zbiorowego zarządzania prawami autorskimi, które rozdzielają środki w imieniu twórców lub artystów.
Osoby prywatne mogą również zostać zobowiązane do przekazania informacji, jeśli urząd skarbowy wystosuje do nich takie żądanie. Podmioty, które nie są zobowiązane do potrącania podatków, muszą składać zgłoszenia UBD wyłącznie wtedy, gdy zostaną do tego wezwane przez urząd skarbowy.
Jakie informacje należy zgłosić?
Podczas raportowania płatności wymagane są następujące dane:
- Kwota wypłaty – obejmuje zarówno wynagrodzenie w gotówce, jak i świadczenia w naturze, których wartość należy oszacować na podstawie ceny rynkowej.
- Data przelewu – w przypadku wielu płatności można zgłosić uśrednioną datę, np. 31 grudnia 2024 roku.
- Dane osobowe odbiorcy, w tym:
- Numer BSN (holenderski odpowiednik numeru PESEL),
- Imię i nazwisko,
- Adres zamieszkania,
- Data urodzenia.
Ważna zasada: jeśli faktura dotyczy 2024 roku, ale płatność zostanie zrealizowana dopiero w 2025 roku, powinna zostać ujęta w zgłoszeniu za 2025 rok. Kluczowa jest data przekazania środków, a nie wystawienia faktury.
Kiedy należy raportować płatności?
Zgłoszeniu podlegają płatności dla osób, które nie są zatrudnione na umowę o pracę i nie wystawiają faktury z VAT. Urząd skarbowy traktuje fakturę z 0% VAT, odwrotnym obciążeniem VAT lub zwolnieniem z VAT także jako fakturę bez VAT.
To oznacza, że obowiązek raportowania może obejmować także:
- Przedsiębiorców korzystających ze zwolnienia dla małych firm (KOR),
- Podmioty z branży budowlanej, które wystawiają faktury z odwrotnym obciążeniem VAT.
W związku z tym niektóre płatności dla przedsiębiorców również mogą podlegać zgłoszeniu.
Jakie płatności są zwolnione z obowiązku raportowania?
Nie wszystkie transakcje muszą zostać zgłoszone. Z obowiązku raportowania wyłączone są m.in.:
- Zwroty kosztów dla wolontariuszy,
- Płatności na podstawie faktur zawierających VAT większy niż 0 euro,
- Wynagrodzenia dla artystów i zagranicznych sportowców zawodowych,
- Świadczenia dla spadkobierców z tytułu praw autorskich, np. dotyczących utworów naukowych, muzycznych lub teatralnych.
Jak zgłosić płatności UBD?
Raportowanie płatności powinno odbywać się drogą elektroniczną za pośrednictwem portalu danych urzędu skarbowego. Wymagane jest posiadanie konta użytkownika.
Osoby korzystające z odpowiednich narzędzi mogą również przesyłać zgłoszenia przez Digipoort – zabezpieczoną platformę komunikacyjną administracji publicznej.
Wcześniej zgłoszenia IB-47 były składane w formie papierowej, jednak obecnie cały proces został zdigitalizowany, co ma na celu uproszczenie formalności dla podatników i administracji skarbowej.
Konsekwencje braku zgłoszenia
Niedopełnienie obowiązku raportowania lub przekazanie niekompletnych danych może skutkować karami finansowymi i dodatkowymi kontrolami. Urząd skarbowy może nałożyć grzywnę, której wysokość zależy od skali naruszenia.
Dodatkowo brak zgodności z przepisami może prowadzić do zwiększonego nadzoru ze strony administracji podatkowej. Dlatego tak ważne jest, aby zgłoszenia były przesyłane terminowo i zawierały prawidłowe dane.
Podsumowanie
Regulacje dotyczące raportowania płatności UBD mogą obejmować więcej sytuacji, niż początkowo mogłoby się wydawać. Aby uniknąć nieprzyjemnych konsekwencji, warto dokładnie zapoznać się z przepisami i upewnić się, że wszystkie wymagane informacje zostaną zgłoszone w odpowiednim terminie.
Sprawdź, również: Emigracja a konsekwencje podatkowe – jak urząd skarbowy określa miejsce zamieszkania?