Nowe przepisy dotyczące samozatrudnienia – czy spełniasz wymagania?
W Holandii kwestie związane z samozatrudnieniem, pozornym samozatrudnieniem i kontrolą podatkową przechodzą istotne zmiany. Wprowadzenie nowych regulacji oraz oczekiwanej ustawy VBAR (Ustawa o Doprecyzowaniu Oceny Stosunków Pracy i Domniemaniu Prawnym) budzi wiele pytań wśród przedsiębiorców, doradców podatkowych i zleceniodawców współpracujących z samozatrudnionymi. Gdzie przebiega granica między prawdziwą a pozorną niezależnością zawodową?
Podczas programu Studio Nextens prawnicy Maarten van Gelderen i Peter Hoogstraten, specjalista z Urzędu Skarbowego, omówili nowe przepisy i udzielili praktycznych wskazówek dotyczących dostosowania się do zmian. Oto pięć kluczowych działań, które pomogą uniknąć problemów związanych z pozornym samozatrudnieniem.
1. Sporządź listę samozatrudnionych i oceń ryzyko
Zanim podejmiesz jakiekolwiek kroki, warto dokładnie przeanalizować współpracę z osobami samozatrudnionymi. Pomocnym narzędziem jest system klasyfikacji ryzyka:
- Zielona strefa – osoby jednoznacznie prowadzące niezależną działalność gospodarczą, bez zagrożenia pozornego samozatrudnienia.
- Pomarańczowa strefa – przypadki budzące wątpliwości, które wymagają dokładniejszej analizy.
- Czerwona strefa – sytuacje, w których istnieje wysokie ryzyko uznania współpracy za stosunek pracy.
Dzięki tej klasyfikacji łatwiej będzie określić, gdzie mogą pojawić się problemy i w których przypadkach należy podjąć działania zapobiegawcze.
2. Zweryfikuj stosunek pracy zgodnie z obowiązującymi kryteriami
Urząd Skarbowy oraz sądy stosują różne kryteria przy ocenie, czy samozatrudniony rzeczywiście prowadzi działalność gospodarczą, czy de facto jest pracownikiem. W jednym z ostatnich orzeczeń Sąd Najwyższy Holandii określił dziewięć istotnych wyznaczników, w tym:
- Zakres integracji w firmie – czy samozatrudniony wykonuje kluczowe zadania w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa?
- Stopień niezależności – czy posiada innych klientów i pracuje dla wielu zleceniodawców?
- Ryzyko ekonomiczne – czy ponosi finansowe konsekwencje swojej działalności i samodzielnie zdobywa zlecenia?
Nie jest to jedynie lista punktów do odhaczenia, ale kompleksowa analiza, która wymaga indywidualnego podejścia do każdego przypadku.
3. Przygotuj się na wzmożone kontrole podatkowe
Od stycznia 2025 roku holenderski Urząd Skarbowy wznowi aktywne egzekwowanie przepisów, co oznacza, że kontrole będą odbywać się z większą częstotliwością. W przypadku wykrycia naruszeń możliwe są konsekwencje finansowe, takie jak:
- Wsteczna korekta podatków i składek – firmy mogą zostać zobowiązane do zapłaty zaległych podatków od wynagrodzeń samozatrudnionych.
- Roszczenia ze strony samozatrudnionych – jeśli osoba zostanie przeklasyfikowana na pracownika, może dochodzić świadczeń, takich jak prawo do urlopu czy składki emerytalne.
- Potencjalne kary finansowe – choć w 2025 roku kary nie będą jeszcze stosowane, w przyszłości sytuacja może ulec zmianie.
Aby uniknąć tych problemów, warto wcześniej podjąć odpowiednie działania i upewnić się, że współpraca z samozatrudnionymi jest zgodna z obowiązującymi regulacjami.
4. Dobrze skonstruowane umowy to podstawa, ale liczy się praktyka
Chociaż stosowanie umów wzorcowych może być pomocne, nie zapewnia pełnej ochrony przed ewentualnym zakwestionowaniem samozatrudnienia. Urząd Skarbowy w większym stopniu zwraca uwagę na rzeczywisty sposób wykonywania pracy niż na formalne zapisy w dokumentach. Kluczowe kwestie, które warto zawrzeć w umowach, to:
- Klauzula określająca odpowiedzialność samozatrudnionego za ewentualne zobowiązania podatkowe.
- Możliwość renegocjacji umowy w przypadku zmiany decyzji Urzędu Skarbowego.
- Jasne określenie zakresu niezależności i ryzyka biznesowego po stronie samozatrudnionego.
Najważniejsze jest, aby realne warunki współpracy odzwierciedlały treść umowy – tylko wtedy można skutecznie uniknąć ryzyka przekwalifikowania samozatrudnionego na pracownika.
5. Opracuj strategię i monitoruj przestrzeganie przepisów
Urząd Skarbowy ocenia nie tylko pojedyncze przypadki, ale także całokształt podejścia firm do przestrzegania przepisów. Aby uniknąć problemów podczas kontroli, warto stworzyć plan działania obejmujący:
- Strategię eliminacji ryzyka pozornego samozatrudnienia.
- Sposób monitorowania współpracy z samozatrudnionymi.
- Procedury umożliwiające szybkie reagowanie na ewentualne zmiany w przepisach.
Dzięki temu firma będzie mogła wykazać, że aktywnie dba o zgodność swoich działań z obowiązującymi regulacjami.
Podsumowanie
Wprowadzenie nowych zasad dotyczących samozatrudnienia może budzić niepewność, jednak odpowiednie przygotowanie pozwala uniknąć potencjalnych problemów. Kluczowe kroki to:
- Ocena współpracy z samozatrudnionymi i identyfikacja potencjalnych zagrożeń.
- Dokładna analiza relacji zawodowych w oparciu o kryteria prawne.
- Dostosowanie umów i dopilnowanie, aby odpowiadały rzeczywistości.
- Opracowanie strategii na wypadek wzmożonych kontroli i monitorowanie przestrzegania przepisów.
Dzięki tym działaniom zarówno firmy, jak i samozatrudnieni będą mogli działać w zgodzie z nowymi regulacjami i uniknąć konsekwencji prawnych.
Sprawdź, również ostatni nasz wpis blogowy: Rząd unika decyzji w sprawie VAT – Izba Reprezentantów musi znaleźć rozwiązanie.